WhatsApp Business se ha posicionado como una de las herramientas clave para cualquier negocio que necesite comunicarse de manera sencilla, directa y organizada con sus clientes. La gestión eficiente de los os y las conversaciones es fundamental para incrementar ventas, fidelizar clientes y optimizar el servicio de atención. Una de las funcionalidades más poderosas que ofrece la plataforma es el uso de etiquetas, un sistema intuitivo de organización que permite segmentar, clasificar y localizar rápidamente cualquier chat o cliente, independientemente del volumen de conversaciones que tengas.
¿Te has encontrado alguna vez perdido entre decenas o cientos de chats? ¿Sientes que tus oportunidades de venta se diluyen por no poder hacer un seguimiento adecuado? Si es así, las etiquetas en WhatsApp Business pueden revolucionar tu forma de trabajar, permitiéndote crear un auténtico sistema de gestión de clientes desde tu móvil. Aquí aprenderás paso a paso cómo organizar clientes con etiquetas, crear y personalizar nuevas, editarlas, istrarlas, agrupar os, explotar trucos avanzados y exprimir todo su potencial para obtener ventaja comercial y competitiva.
¿Qué son las etiquetas en WhatsApp Business y para qué sirven?
Las etiquetas en WhatsApp Business son una funcionalidad nativa que permite clasificar y organizar chats y os en función de criterios personalizados o según el estado dentro de tu proceso comercial. Esta herramienta es esencial para cualquier empresa que quiera:
- Seguir la evolución de cada cliente y cada pedido
- Identificar rápidamente en qué fase se encuentra cada conversación
- Filtrar y acceder a chats importantes en pocos segundos
- Mejorar la atención mediante una comunicación segmentada
- Gestionar grandes volúmenes de mensajes sin perder oportunidades
Cuando configuras WhatsApp Business por primera vez, la app te ofrece varias etiquetas predeterminadas con nombres orientados al ciclo de ventas:
- Nuevo cliente: para os que se comunican por primera vez
- Nuevo pedido: para identificar nuevas compras
- Pago pendiente: para seguimientos de cobros no finalizados
- Pagado: para os que han realizado el pago
- Pedido finalizado: para compras o ciclos que ya se han completado
Además de estas etiquetas básicas, WhatsApp Business te permite crear hasta 20 etiquetas adicionales, cada una con su propio color y nombre, adaptándose completamente a la naturaleza de tu negocio (os VIP, reclamos, socios, proveedores, clientes frecuentes, etc.). Este límite es suficiente para la mayoría de pequeñas y medianas empresas, aunque si tu negocio crece y necesitas aún más opciones, algunas integraciones con CRM externas pueden ampliar estas capacidades.
Ventajas clave de usar etiquetas en WhatsApp Business
- Organización instantánea: Clasifica todos los chats por tipo de cliente, estado, prioridad o cualquier criterio que te interese.
- Simplifica el seguimiento: Accede en segundos a todos los os de un mismo grupo (por ejemplo, todos los pedidos pendientes de pago).
- Mejora la eficiencia: Permite a tu equipo identificar conversaciones prioritarias, chats sin responder o ventas estancadas.
- Segmentación inteligente: Utiliza las etiquetas para enviar mensajes personalizados o listas de difusión a grupos específicos.
- Atención más personalizada: Los clientes perciben una comunicación rápida, relevante y profesional.
- Controla el volumen de chats: Puedes istrar cientos o miles de conversaciones sin perder el hilo comercial ni la calidad del servicio.
Cómo crear etiquetas en WhatsApp Business paso a paso
Crear etiquetas personalizadas es la base para adaptar WhatsApp Business a tu realidad empresarial. Sigue estos pasos para crear y gestionar tus propias etiquetas:
- Abre WhatsApp Business en tu dispositivo.
- Entra en el menú Configuración.
- Selecciona Herramientas para la empresa.
- Accede a Etiquetas.
- Pulsa en Añadir etiqueta nueva o el icono “+”.
- Escribe el nombre de la etiqueta. Aquí puedes emplear términos como “Interesados”, “Soporte técnico”, “Pendiente de ”, “Alumnos”, “Distribuidores”, “Equipo interno”, etc.
- Puedes elegir el color de la etiqueta para identificarla visualmente.
- Guárdala y estará disponible para su uso inmediato.
Para editar una etiqueta existente, simplemente entra en la sección de etiquetas, selecciona la que quieras modificar y usa la opción “Editar” para cambiar su nombre o color. Si una etiqueta deja de ser útil, puedes eliminarla fácilmente.
Cómo asignar etiquetas a os y chats
Etiquetar chats o os es un proceso rápido y existen varias formas de hacerlo según tu flujo de trabajo:
Desde la lista principal de chats
- Mantén presionado el chat que deseas etiquetar.
- Pulsa el icono de etiqueta que aparece en la barra superior.
- Selecciona una o varias etiquetas existentes o crea una nueva al instante.
- Guarda los cambios.
Desde una conversación individual
- Entra en el chat del cliente o o.
- En la esquina superior derecha, pulsa los tres puntos verticales.
- Escoge Más y después Etiquetar chat.
- Selecciona las etiquetas que quieres asignar y confirma.
Nota: Puedes asignar varias etiquetas a un mismo chat, de modo que un o puede estar, por ejemplo, como “Cliente VIP” y al mismo tiempo “Pedido pendiente”. Esto multiplica las posibilidades de segmentación y seguimiento.
Cómo editar, eliminar o personalizar etiquetas en WhatsApp Business
La gestión de etiquetas es totalmente flexible:
- Para editar una etiqueta accede a la sección de etiquetas, pulsa sobre la que deseas modificar y toca “Editar” para cambiar el nombre o el color asociado.
- Para eliminar una etiqueta, selecciona la etiqueta y usa la opción “Eliminar etiqueta”. WhatsApp pedirá confirmación. Eliminar una etiqueta no borra los chats, solo su clasificación.
- Puedes reasignar colores tantas veces como desees para facilitar la identificación visual.
Personaliza las etiquetas pensando en tu sector y tipología de clientes. Por ejemplo, una academia puede crear etiquetas como “Estudiantes nuevos”, “Regulares”, “Exámenes pendientes”, mientras que un comercio tendrá “Pedidos listos”, “Envío urgente” o “Cliente habitual”.
Ejemplos prácticos de organización con etiquetas: segmenta como un profesional
Las posibilidades de organización son prácticamente ilimitadas. Aquí tienes ejemplos de cómo puedes utilizar y combinar etiquetas para crear un auténtico sistema de control sobre tus ventas y os:
Clasificación por tipo de cliente o público
- Clientes nuevos: personas interesadas o que han ado por primera vez
- Clientes recurrentes: han realizado varias compras
- Clientes VIP: alto volumen, compras frecuentes o potencial elevado
- Socios o distribuidores: otros profesionales o aliados estratégicos
- Equipo interno: empleados o colaboradores para comunicación interna
- Asistentes a eventos: para actualizaciones y recordatorios específicos
Clasificación por estado del pedido o fase comercial
- Pedido recibido: solicitudes de compra registradas
- En proceso: pedidos preparados o en gestión
- Pago pendiente: os que deben finalizar el pago
- Pagado: compras ya abonadas
- Pedido finalizado: pedidos que se han entregado y cerrado
- Carrito abandonado: clientes que no concretaron la compra
Clasificación por necesidades de seguimiento o acciones
- Interesados/cliente potencial: os que han solicitado información pero no han comprado
- Solicitar : seguimiento postventa y encuestas de satisfacción
- Promociones activas: clientes interesados en descuentos o campañas especiales
- Soporte técnico: para incidencias o dudas recurrentes
Consejos avanzados para aprovechar al máximo las etiquetas
- Automatiza respuestas: Combina el uso de etiquetas con respuestas rápidas para contestar a preguntas frecuentes según la fase o tipo de cliente.
- Usa listas de difusión inteligente: Una vez tengas etiquetado a tu público objetivo puedes crear listas de difusión (hasta 256 os), seleccionando manualmente a los que comparten la misma etiqueta. Esto permite enviar campañas, recordatorios de pago, encuestas de o promociones de forma específica y personalizada.
- Recuerda el seguimiento: Utiliza etiquetas de “Pendiente de responder”, “Seguimiento” o “Por cerrar” para reducir los olvidos y aumentar las conversiones.
- Recopila información postventa: Etiqueta los os que han recibido sus pedidos y solicita retroalimentación, mejora y testimonios.
- Fomenta la fidelización: Crea etiquetas para clientes activos en promociones o que participan en eventos especiales y envíales recompensas personalizadas.
- Integra con un CRM: Si gestionas grandes volúmenes de conversaciones, los CRM para WhatsApp (como gestionar tus catálogos) permiten centralizar, asignar automáticamente chats a agentes, gestionar embudos de ventas y explotar las etiquetas aún más allá de las capacidades nativas de WhatsApp Business.
- Gestiona prioridades visualmente: Aprovecha al máximo los colores para identificar visualmente pedidos urgentes, reclamaciones, clientes estratégicos o etapas más críticas.
Listas de difusión y etiquetas: diferencias y cómo combinarlas
Las etiquetas y las listas de difusión son herramientas complementarias en WhatsApp Business. Las etiquetas permiten organizar y filtrar los chats según el criterio que tú determines, mientras que las listas de difusión sirven para enviar mensajes masivos personalizados a grupos segmentados de os. Puedes crear una lista de difusión eligiendo manualmente a los os que comparten una misma etiqueta, facilitando el envío de información relevante solo a quienes realmente la necesitan.
Preguntas frecuentes sobre etiquetas en WhatsApp Business
¿Cuántas etiquetas puedo crear?
WhatsApp Business permite crear hasta 20 etiquetas nuevas y personalizarlas en nombre y color. Además, puedes usar y modificar las predeterminadas. Si tu negocio requiere más capacidad de organización, considera ampliar tu sistema con un perfil optimizado.
¿Puedo enviar mensajes automáticos a todos los os de una etiqueta?
WhatsApp Business no ofrece una función nativa para enviar mensajes automáticos a todos los os con la misma etiqueta. Recuerda que también puedes consultar cómo funcionan las listas de difusión de WhatsApp para campañas específicas.
¿Qué beneficios obtiene mi empresa al usar etiquetas?
Con etiquetas mejoras la gestión de tus conversaciones, organizas y priorizas tareas, facilitas el seguimiento postventa y segmentas la comunicación para cada cliente, lo que se traduce en mayor eficiencia y mejores tasas de conversión y satisfacción.
Errores frecuentes al organizar clientes con etiquetas y cómo evitarlos
- No actualizar las etiquetas: Es fundamental revisar y cambiar las etiquetas a medida que el cliente avanza en el proceso de compra o atención.
- Exceso de etiquetas poco claras: Utiliza nombres claros y evita crear demasiadas etiquetas similares que puedan confundirte.
- Olvidar quitar etiquetas pasadas: Si un pedido se ha finalizado, actualiza la etiqueta para evitar errores en futuras campañas.
- No compartir esquemas de organización si trabajas en equipo: Si usas WhatsApp Business multiagente o integraciones CRM, asegúrate de que todo el personal comprende y utiliza el mismo sistema de etiquetas.
Ejemplos reales de uso de etiquetas en diferentes sectores
- Academias y centros educativos: Etiquetas como “Matricula abierta”, “Estudiantes regulares”, “Alumnos becados”, facilitando el envío de recordatorios o material didáctico específico.
- Restaurantes y delivery: “Pedido en cocina”, “Entregado”, “Pago pendiente”, “ solicitado”. Para enviar encuestas tras la entrega y gestionar incidencias rápidamente.
- Comercio electrónico: “Carrito abandonado”, “Promoción activa”, “Pedido en tránsito”, “Factura enviada”. Permite campañas de recuperación y mejor seguimiento logístico.
- Servicios profesionales: “Cliente potencial”, “Cita programada”, “Propuesta enviada”, lo que mejora la conversión y reduce la tasa de olvido de clientes interesados.
Trucos y mejores prácticas para optimizar la organización de clientes en WhatsApp Business
- Diseña un esquema de etiquetas acorde a tu proceso de ventas: Es recomendable crear un flujo de etiquetas que siga el ciclo de vida del cliente en tu negocio.
- Revisa periódicamente el estado de las etiquetas: Haz limpieza o reubicación de os al menos una vez a la semana.
- Utiliza colores coherentes: Asigna colores similares a fases relacionadas, lo que ayuda a identificar rápidamente la etapa de cada o.
- Registra y notas: Si tienes CRM integrado, añade notas a los chats junto con la etiqueta para tener el contexto completo.
- Educa a tu equipo: Si tienes equipo de ventas o agentes, asegúrate de que todos usen el mismo sistema de etiquetado para evitar confusiones.
- Evalúa el resultado de tu organización: Si tras unas semanas encuentras que ciertas etiquetas no se usan o surgen nuevas necesidades, adapta tu sistema.
Implementar un sistema eficiente de organización de clientes con etiquetas en WhatsApp Business es la clave para convertir tu mensajería en una potente herramienta comercial, aumentar la productividad, reducir errores y brindar un servicio de primer nivel. Personaliza tus etiquetas según tu negocio, utiliza los consejos avanzados y explora integraciones de CRM para llevar tu gestión de clientes y ventas a un nivel profesional.
